# Ein Kundenportal für einen Gartenplaner. Garten und Wege ist ein Gartenplanungsbetrieb, geführt von der Inhaberin. Bisher läuft die gesamte Zusammenarbeit mit Kunden über WhatsApp, E-Mail und Telefon: Fotos hier, der Lageplan dort, die Wünsche am Hörer. Für diesen Betrieb habe ich ein geschlossenes Kundenportal entwickelt, als bedienbaren Prototyp. Es führt jedes Projekt von der Anfrage bis zur finalen Skizze durch einen festen Ablauf: Unterlagen, Termine, Angebot, Fragebogen, Rückfragen, Entwürfe. Die Planerin spart die unbezahlte Sortierarbeit und professionalisiert ihren Prozess. Und der Kunde sieht jederzeit, wo sein Projekt steht und was noch von ihm gebraucht wird. Jedes Projekt beginnt mit Sammeln: Kunden schicken Fotos, Lagepläne und Texte über drei Kanäle, WhatsApp, E-Mail und Telefon. Die Inhaberin sortiert das alles zusammen, unbezahlt, bevor die eigentliche Planung überhaupt anfangen kann. Und oft kann sie gar nicht anfangen: Fehlende Unterlagen sind der häufigste Grund, warum eine Planung nicht startet. Wer so arbeitet, kann nur begrenzt viele Projekte gleichzeitig führen, ohne den Überblick zu verlieren. Kunden schicken alles irgendwohin und hoffen, dass es ankommt. Zwischendurch wissen sie nicht, wo ihr Projekt steht und was noch von ihnen fehlt, also fragen sie nach, oder sie warten. Und noch davor steht eine grundsätzliche Frage, die in den Google-Bewertungen immer wieder auftaucht: Funktioniert Gartenplanung online überhaupt? ## So ist das Portal aufgebaut. Unterlagen hochladen, Termine wählen, Fragen beantworten, den Stand sehen. Alle Projekte im Überblick, Rückfragen stellen, Angebot und Entwürfe einstellen. Feste Phasen. Weiter geht es erst, wenn alles Nötige da ist. Ein Ort: Beide Seiten arbeiten auf derselben Projektseite. Was der Kunde einträgt, sieht die Planerin sofort, und umgekehrt. Ein Ablauf: Jedes Projekt läuft durch dieselben Phasen, von der Anfrage bis zur finalen Skizze. Nichts geht verloren, nichts startet unvollständig. Zwei Ansichten: Der Kunde sieht genau sein Projekt. Die Planerin führt alle Projekte in einer Verwaltungsansicht. ## Was sich im Ablauf verändert. ### Die Unterlagen. Fotos per WhatsApp, der Lageplan per Mail, Ergänzungen am Telefon. Die Inhaberin sammelt zusammen, was verstreut ankommt, und merkt oft erst spät, was noch fehlt. Lageplan, Fotos der Ausgangslage und Inspirationsbilder sind Pflicht-Uploads an einem Ort. Ohne sie lässt sich nichts absenden, unvollständige Projekte entstehen gar nicht erst. ### Die Rückfragen. Rückfragen verschwinden in Chatverläufen und Mail-Threads. Wer eine Antwort von damals sucht, scrollt durch Monate von Nachrichten und findet sie oft nicht mehr. Jede Rückfrage steht am jeweiligen Punkt des Projekts, die Antwort direkt darunter. Fragt ein Kunde ein halbes Jahr später, warum die Hauptwege 1,20 m breit geplant wurden, steht die Antwort genau dort: weil seine Mutter regelmäßig mit dem Rollator zu Besuch kommt. ### Der Projektstand. Wer wissen will, wo das Projekt steht, greift zum Telefon. Und die Inhaberin beantwortet dieselbe Frage in jedem Projekt aufs Neue. Der Stand ist jederzeit sichtbar, für beide Seiten. Ein eigener Block zeigt dem Kunden: Das braucht die Planerin noch von Ihnen, direkt verlinkt zur jeweiligen Aufgabe. ## Ein geschlossenes Portal, das jedes Projekt von der Anfrage bis zur finalen Skizze führt. Jeder Kunde hat Zugang zu genau seinem Projekt, die Inhaberin eine Verwaltungsansicht über alle Projekte. Das Portal läuft komplett online, mobil wie am Rechner, und führt durch feste Phasen: Anfrage mit Unterlagen, Terminvorschläge des Kunden mit Bestätigung durch die Planerin, Angebot mit Bestätigung durch den Kunden, dann der geführte Fragebogen, Rückfragen, Skizzen und finale Entwürfe. Der Fragebogen arbeitet mit Auswahlkacheln, Bildkarten für die Stilrichtung und Schiebereglern statt langer Textfelder. Er hilft dem Kunden zu sortieren, was er eigentlich will, und liefert der Planerin von Anfang an das, was sie braucht: Die nötigen Unterlagen sind Pflicht, technisch erzwungen statt erbeten. Danach arbeiten beide Seiten auf einer zentralen Projektseite mit Checklistenpunkten. Zu jedem Punkt stehen oben die Angaben des Kunden mit Bildern, darunter der Dialog mit der Planerin. Offene Rückfragen sind hervorgehoben, beantwortete rutschen auf erledigt, der Fortschritt bewegt sich sofort mit. So entsteht nebenbei etwas, das kein Postfach leisten kann: eine Dokumentation des Projekts. Ansicht aus dem Prototyp. Die bedienbare Version gibt es am großen Bildschirm. ### Anfrage & Unterlagen Lageplan und Fotos kommen gleich mit der Anfrage ins Portal, statt verstreut über drei Kanäle. ### Termine Der Kunde schlägt Termine vor, die Planerin bestätigt. Beide sehen denselben Stand. ### Angebot & Zahlungsstatus Der Kunde bestätigt das Angebot im Portal, Anzahlungs- und Zahlungsstatus sind jederzeit sichtbar. ### Geführter Fragebogen Auswahlkacheln, Bildkarten und Regler statt langer Textfelder. Er schaltet sich frei, sobald das Angebot bestätigt ist. ### Rückfragen am richtigen Ort Jede Frage der Planerin steht an dem Punkt, zu dem sie gehört, die Antwort direkt darunter. ### Skizzen & Entwürfe Skizzen und finale Entwürfe liegen im Projekt, inklusive KI-Bildern. Zusatzberatung lässt sich direkt buchen. ## Was im Portal steckt. - Geschlossener Zugang, jeder Kunde sieht genau sein Projekt - Verwaltungsansicht über alle Projekte für die Inhaberin - Läuft komplett online, mobil wie am Rechner - Fester Phasenablauf von der Anfrage bis zum finalen Entwurf - Geführte Schritte statt freiem Formular - Auswahlkacheln und Schieberegler statt Textfeldern - Bildkarten für die Stilrichtung - Schaltet sich erst nach Angebotsbestätigung frei - Pflicht-Uploads technisch erzwungen - Lageplan, Fotos der Ausgangslage, Inspirationsbilder - Ohne vollständige Unterlagen kein Absenden - Alle Dateien am Projekt, nicht im Postfach - Eigener Frage-Antwort-Verlauf je Checklistenpunkt - Offene Rückfragen hervorgehoben, beantwortete auf erledigt - Dateianhänge direkt in der Antwort - Block „Das braucht die Planerin noch von Ihnen“, direkt verlinkt - Terminvorschläge durch den Kunden - Bestätigung durch die Planerin - Angebotsbestätigung im Portal - Anzahlungs- und Zahlungsstatus je Projekt - Alle Projekte in einer Übersicht - Fortschritt je Projekt, bewegt sich sofort mit - Skizzen und finale Entwürfe inklusive KI-Bildern - Buchbare Zusatzberatung ## Vier Details, die den Unterschied machen. ### Jede Rückfrage steht, wo sie hingehört. Fragt ein Kunde ein halbes Jahr später, warum die Hauptwege 1,20 m breit geplant wurden, steht die Antwort genau an diesem Punkt: weil seine Mutter regelmäßig mit dem Rollator zu Besuch kommt. In einem E-Mail-Verlauf wäre diese Information längst verloren. ### Vollständigkeit ist eingebaut. Die Pflicht-Uploads sind technisch erzwungen statt erbeten. Ohne Lageplan, Fotos und Inspirationsbilder lässt sich nichts absenden, der häufigste Verzögerungsgrund entsteht gar nicht erst. ### Das Portal sagt, was fehlt. Ein eigener Block zeigt dem Kunden seine offenen Aufgaben: Das braucht die Planerin noch von Ihnen, direkt verlinkt. Der Kunde muss nicht raten, die Planerin nicht erinnern. ### Skepsis wird vor dem Kauf entkräftet. Ob Gartenplanung online funktioniert, fragen Kunden in den Bewertungen immer wieder. Das Portal macht „Planung läuft online“ greifbar, bevor der Kunde sich entscheidet, nicht danach. ### Weniger Sortierarbeit. Was heute unbezahlt über WhatsApp, E-Mail und Telefon zusammengesucht wird, käme strukturiert an einer Stelle an. Der Vorlauf vor jeder Planung würde vom Suchen zum Prüfen, und der häufigste Verzögerungsgrund, fehlende Unterlagen, wäre technisch ausgeschlossen. ### Mehr Projekte parallel. Jedes Projekt hätte denselben Stand an derselben Stelle: Termine, Angebot, Zahlungsstatus, offene Punkte. Die Inhaberin könnte mehr Projekte gleichzeitig führen, ohne den Überblick zu verlieren, mit einem Werkzeug, das ihre Wettbewerber nicht haben. ### Mehr Wert für Kunden. Und was noch von ihm gebraucht wird. Der Fragebogen hilft ihm zu sortieren, was er eigentlich will. Und das Portal macht Online-Planung greifbar: Es entkräftet die Skepsis vor dem Kauf, nicht erst danach. Das ist der eigentliche Punkt dieses Projekts: Nicht die Software ist das Besondere, sondern dass sie für einen einzelnen Planungsbetrieb erreichbar geworden ist. Wenn bei Ihnen Unterlagen und Rückfragen auch über drei Kanäle verstreut sind: Lassen Sie uns gemeinsam klären, ob KI dafür sinnvoll ist und wie Ihr Betrieb so etwas selbst aufbauen kann.